Polityka ochrony danych w Nexio Management sp. z o. o.

 

1.         Wstęp

Polityka bezpieczeństwa jest dokumentem opisującym zasady ochrony danych osobowych stosowane przez Administratora w celu spełnienia wymagań rozporządzenia PE i RE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, zwane dalej RODO. Polityka stanowi jeden ze środków organizacyjnych, mających na celu wykazanie, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z tym rozporządzeniem, a także usprawnienie i usystematyzowanie organizacji pracy Administratora.

 

DEFINICJE

Administrator (danych) - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, w ramach niniejszego dokumentu jest to firma Nexio Management Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, NIP: 525-23-65-494, REGON: 140415801

RODO – rozporządzenie parlamentu europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46 z 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.).

Dane osobowe - to wszelkie informacje związane ze zidentyfikowaną lub możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną. Osoba jest uznawana za osobę bezpośrednio lub pośrednio identyfikowalną przez odniesienie do identyfikatora, takiego jak nazwa, numer identyfikacyjny, dane dotyczące lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden lub więcej czynników specyficznych dla fizycznego, fizjologicznego, genetycznego, umysłowego, ekonomicznego, kulturowego lub społecznego. tożsamość tej osoby fizycznej.

Przetwarzanie danych osobowych to dowolna zautomatyzowana lub niezautomatyzowana operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub w zestawach danych osobowych i obejmuje zbieranie, rejestrowanie, organizowanie, strukturyzowanie, przechowywanie, adaptację lub zmianę, wyszukiwanie, konsultacje, wykorzystanie, ujawnianie poprzez transmisję, rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób, wyrównanie lub połączenie, ograniczenie, usunięcie lub zniszczenie danych osobowych.

Ograniczenie przetwarzania - polega na oznaczeniu przetwarzanych danych osobowych w celu ograniczenia ich przyszłego przetwarzania

Anonimizacja - zmiana danych osobowych, w wyniku której dane te tracą charakter danych osobowych.

Ocena skutków w ochronie danych - to proces przeprowadzany przez Administratora, jeśli jest wymagany przez obowiązujące prawo i, jeśli to konieczne, z uczestnictwem inspektora ochrony danych, przed przetwarzaniem, w przypadku, gdy istnieje prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych jako rodzaju przetwarzania danych osobowych i zachodzi wraz z wykorzystaniem nowych technologii, biorąc pod uwagę charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania. Proces ten musi ocenić wpływ planowanych operacji przetwarzania na ochronę danych osobowych.

Podmiotem danych jest każda osoba fizyczna, która jest przedmiotem przetwarzanych danych.

Odbiorca - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią.

Podmiot przetwarzający (procesor) to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, agencja lub jakikolwiek inny organ przetwarzający dane osobowe w imieniu Administratora.

Inspektor Ochrony Danych (IOD) - to osoba formalnie wyznaczona przez Administratora w celu informowania i doradzania Administratorowi/podmiotowi przetwarzającemu/pracownikom w zakresie obowiązującego prawa o ochronie danych i tej polityki oraz w celu monitorowania ich przestrzegania oraz działania jako punkt kontaktowy dla osób przetwarzanych i organu nadzorczego.

Pseudonimizacja - oznacza przetwarzanie danych osobowych w taki sposób (np. przez zastępowanie nazw liczbami), że danych osobowych nie można już przypisać do określonego podmiotu danych bez użycia dodatkowych informacji (np. listy referencyjnej nazwisk i numerów), pod warunkiem, że takie dodatkowe informacje są przechowywane oddzielnie i podlegają środkom technicznym i organizacyjnym w celu zapewnienia, że ​​dane osobowe nie są przypisane do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Szczególne kategorie danych osobowych - ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, członkostwo w związkach zawodowych i obejmują przetwarzanie danych genetycznych, dane biometryczne w celu jednoznacznej identyfikacji osoby fizycznej, dane dotyczące zdrowia, dane dotyczące naturalnego życie seksualne osoby lub orientację seksualną. W zależności od obowiązującego prawa, specjalne kategorie danych osobowych mogą również zawierać informacje o środkach zabezpieczenia społecznego lub postępowaniach administracyjnych i karnych oraz o sankcjach.

Profilowanie – jest dowolną forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, która polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Naruszenie ochrony danych osobowych - jest to przypadkowy lub niezgodny z prawem incydent prowadzący do zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych.

 

2.         Administratorem Państwa danych osobowych jest Nexio Management Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-695) przy ul. Szturmowa 2A (dalej jako „Firma”). 

Firma wyznaczyła osobę odpowiedzialną za przetwarzanie danych osobowych - Inspektora Ochrony Danych (Magdalena Zborowska), z którym można się skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych kierując korespondencję na adres:

Magdalena Zborowska

Nexio Management Sp. z o.o.

Szturmowa 2a

02-678 Warszawa 

lub poprzez kontakt elektroniczny, pod adresem e-mail: iod@nexio.pl

 

3.          Ocena skutków (analiza ryzyka)

Ocena skutków jest formalną, określoną w art. 37 RODO procedurą przeprowadzenia analizy ryzyka za wykonanie której odpowiada Administrator. Jeżeli Administrator nie jest zobowiązany do przeprowadzenia oceny skutków, może mimo to stosować tę procedurę do przeprowadzenia analizy ryzyka na potrzeby wykazania rozliczalności spełnienia wymagań RODO.

W przypadku powołania Inspektora Ochrony Danych – ocena skutków musi być wykonana z jego współudziałem oraz po wyrażeniu przez niego opinii.

3.1.       Opis operacji przetwarzania (inwentaryzacja aktywów)

W celu dokonania analizy ryzyka wymagane jest zidentyfikowanie danych osobowych, które należy zabezpieczyć.

3.2.       Ocena niezbędności oraz proporcjonalności (zgodność z przepisami RODO)

W ramach przeprowadzenia oceny skutków (analizy ryzyka) Administrator zobowiązany jest do spełnienia wobec nich obowiązków prawnych. Należy przede wszystkim zapewnić, że :

  • dane te są legalnie przetwarzane (na podstawie art. 6, 9 RODO),
  • dane te są adekwatne w stosunku do celów przetwarzania,
  • dane te są przetwarzane przez określony czas – zasada ograniczonego czasu,
  • wobec tych osób wykonano tzw. obowiązek informacyjny (art. 12, 13 i 14 RODO) wraz ze wskazaniem ich praw (np. prawa dostępu do danych, przenoszenia, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, odwołania zgody),
  • opracowano klauzule informacyjne dla powyższych osób,
  • istnieją umowy powierzenia z podmiotami przetwarzającymi (art. 28 RODO).

3.3.       Analiza ryzyka

Procedura opisuje sposób przeprowadzenia analizy ryzyka w celu zabezpieczenia danych osobowych adekwatnie do zidentyfikowanych zagrożeń wynikających z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych. Analiza ryzyka powinna być dokonana na podstawie raportu oceny ryzyka.

3.4.       Plan postępowania z ryzykiem

  1. Wszędzie, gdzie Administrator decyduje się obniżyć ryzyko, wyznacza listę zabezpieczeń do wdrożenia, termin realizacji i osoby odpowiedzialne
  2. Administrator zobowiązany jest do monitorowania wdrożenia zabezpieczeń

 

4.         Upoważnienia

  • Administrator odpowiada za nadawanie / anulowanie upoważnień do przetwarzania danych w zbiorach papierowych, systemach informatycznych.
  • Każda osoba upoważniona musi przetwarzać dane wyłącznie na polecenie Administratora lub na podstawie przepisu prawa.
  • Upoważnienia nadawane są do zbiorów na wniosek przełożonych osó Upoważnienia określają zakres operacji na danych, np. tworzenie, usuwanie, wgląd, przekazywanie.
  • Upoważnienia mogą być nadawane w formie poleceń, np. upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, audytów, wykonania czynności służbowych, udokumentowanego polecenia Administratora w postaci umowy powierzenia

5.         Instrukcja postępowania z incydentami

Zagrożeniem bezpieczeństwa informacji jest sytuacja, w której występuje zagrożenie zaistnienia incydentu. Przykładowy katalog zagrożeń:

  • nieprzestrzeganie Polityki przez osoby przetwarzające dane, np. niezamykanie pomieszczeń, szaf, biurek, brak stosowania zasad ochrony haseł,
  • niewłaściwe zabezpieczenie fizyczne dokumentów, urządzeń lub pomieszczeń,
  • niewłaściwe zabezpieczenie oprogramowania lub sprzętu IT przed wyciekiem, kradzieżą lub utratą danych osobowych.

Postępowanie Administratora danych osobowych lub osoby przez niego upoważnionej w przypadku stwierdzenia wystąpienia zagrożenia:

  • ustalenie zakresu i przyczyn zagrożenia oraz jego ewentualnych skutków,
  • w miarę możliwości przywrócenie stanu zgodnego z zasadami ochrony danych osobowych,
  • w razie konieczności zainicjowanie działań dyscyplinarnych,
  • zarekomendowanie działań zapobiegawczych w kierunku wyeliminowania podobnych zagrożeń w przyszłości,
  • udokumentowanie prowadzonego postępowania w rejestrze naruszeń bezpieczeństwa.

Incydentem jest sytuacja naruszenia bezpieczeństwa informacji ze względu na dostępność, integralność i poufność. Incydenty powinny być wykrywane, rejestrowane i monitorowane w celu zapobieżenia ich ponownemu wystąpieniu. Przykładowy katalog incydentów:

  • losowe zdarzenie wewnętrzne, np. awaria komputera, serwera, twardego dysku, błąd użytkownika, informatyka, zgubienie danych,
  • losowe zdarzenie zewnętrzne, np. klęski żywiołowe, zalanie, awaria zasilania, pożar,
  • incydent umyślny, np. wyciek informacji, ujawnienie danych nieupoważnionym osobom, świadome zniszczenie danych, działanie wirusów komputerowych, włamanie do pomieszczeń lub systemu informatycznego (wewnętrzne i zewnętrzne)

Pracownik w przypadku zauważenia jakiegokolwiek incydentu bezpieczeństwa jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania Inspektora Ochrony Danych. Postępowanie Administratora/Inspektora Ochrony Danych lub właściwej osoby przez niego upoważnionej w przypadku stwierdzenia wystąpienia incydentu:

  • ustalenie czasu zdarzenia będącego incydentem,
  • ustalenie zakresu incydentu,
  • określenie przyczyn, skutków oraz szacowanych zaistniałych szkód,
  • zabezpieczenie dowodów,
  • ustalenie osób odpowiedzialnych za naruszenie,
  • usunięcie skutków incydentu,
  • ograniczenie szkód wywołanych incydentem,
  • zainicjowanie działań dyscyplinarnych,
  • zarekomendowanie działań zapobiegawczych w kierunku wyeliminowania podobnych zagrożeń w przyszłości,
  • udokumentowanie prowadzonego postępowania w rejestrze naruszeń.

Postępowanie Upoważnionego w przypadku stwierdzenia wystąpienia zagrożenia do czasu przybycia Administratora lub upoważnionej przez niego osoby:

  • powstrzymanie się od rozpoczęcia lub kontynuowania pracy, jak również od podejmowania jakichkolwiek czynności, mogących spowodować zatarcie śladów naruszenia bądź innych dowodów,
  • zabezpieczenie elementów systemu informatycznego lub kartotek, przede wszystkim poprzez uniemożliwienie dostępu do nich osób nieupoważnionych,
  • podjęcie, stosownie do zaistniałej sytuacji, wszelkich niezbędnych działań celem zapobieżenia dalszym zagrożeniom, które mogą skutkować utratą danych osobowych.

 

6.         Szkolenia

  • Każda osoba przed dopuszczeniem do pracy z danymi osobowymi powinna być poddana przeszkoleniu i zapoznana z przepisami RODO.
  • Za przeprowadzenie szkolenia odpowiada Administrator/Inspektor Ochrony D
  • W przypadku przeprowadzenia szkolenia wewnętrznego z zasad ochrony danych osobowych wskazane jest udokumentowanie odbycia tego szkolenia
  • Po przeszkoleniu z zasad ochrony danych osobowych, uczestnicy zobowiązani są do potwierdzenia znajomości tych zasad i deklaracji ich stosowania.

7.         Rejestr czynności przetwarzania

W przypadku konieczności prowadzenia rejestru czynności przetwarzania przez Administratora, Administrator/Inspektor Ochrony Danych taki odpowiedni rejestr prowadzą.

 

8.         Audyty

Zgodnie z art. 32 RODO, Administrator powinien regularnie testować, mierzyć i oceniać skuteczność środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania, przynajmniej raz na rok.


 Porozmawiaj o Nexio