Praca w IT niezależnie od zajmowanego stanowisko związana jest ze znaczną ilością dokumentów – analiz, notatek, instrukcji, ustaleń itd. Często wspólna praca na dokumencie, dostęp do treści, dzielenie informacji opiera się na przekazywaniu ich mailowo. Odnalezienie potrzebnych danych na mailu może być pracochłonne i frustrujące. Dokumenty zapisane na pulpicie potrafią w „magiczny sposób” zniknąć.  Współdzielenie pliku w google dysk przyprawia o ból głowy, gdy po raz kolejny ktoś utworzył nową kopię i usunął informacje nad którymi pracowaliśmy całe popołudnie…

Jak ujarzmić znaczne ilości informacji przekazywanych mailowo, zapisywanych lokalnie na komputerze użytkownika lub na dyskach sieciowych, aby ich dystrybucja, kontrola i zarządzanie nimi były efektywna, a przy tym „friendly” dla całego zespołu?  Naprzeciw wychodzą rozwiązana typu workspace do zarządzania dokumentami i treścią np. Confluence firmy Atlassian. Producent określa narzędzie jako przyjazną przestrzeń do pracy grupowej.  Confluence umożliwia efektywną pracę własną lub grupową w jednym miejscu. Pozwala pracować w sposób dynamiczny nad projektem lub koncepcją przez wiele osób i jednocześnie dzielić się wiedzą z szerszą grupą osób. Może być jednocześnie magazynem i główny miejscem do przechowywania dokumentów i informacji w całej organizacji.

DO CZEGO MOŻNA WYKORZYSTAĆ CONFLUENCE?

Confluence znajduje szerokie zastosowanie w organizacjach. Elastyczność i łatwość dostosowania do potrzeb szybko przekonuje do siebie użytkowników. Poniżej znajdziecie kilka przykładów zastosowania go w firmach.

Repozytoria dokumentacji, procedur

Confluence znakomicie sprawdza się jako wszelkiego rodzaju repozytoria dzięki możliwości grupowania, wyświetlania spisu treści, tagów, śledzenie historii zmian, łatwość wyszukiwania dokumentów.

Strony projektowe

Narzędzie jest bardzo przydatne w obszarze prac projektowych. Dzięki możliwości tworzenia agend na spotkania, notatek ze spotkań (i ich szybkiej dystrybucji), analiz, ustaleń projektowych czy przydzielania zadań TO DO jest bardzo pomocnym narzędziem w pracy każdego Project Managera i zespołów projektowych.

Bazy wiedzy

Confluence znakomicie sprawdza się jako baza wiedzy. Pomaga organizować treści, zarządzać nimi i udostępniać je zarówno wewnętrznie jak i klientom. Łatwa nawigacja po stronach i znajdujących się tam artykułach pozwala użytkownikowi płynnie poruszać się i odnajdywać interesujące informacje. Przyjazny interfejs i intuicyjność rozwiązania pozwala wykorzystywać narzędzie we współpracy z klientem.

Portale użytkowników

Ciekawym wykorzystaniem, aczkolwiek wymagającym customizacji jest użycie Confluence jako layout dla portalu np. helpdesk. Integracja z JIRA (również z rodziny Atlassian) pozwala w sposób zautomatyzowany tworzyć zgłoszenia bez potrzeby nadawania licencji do JIRA lub Confluence.

CONFLUENCE – OD CZEGO ZACZĄĆ?

Aby zacząć prace w Confluence trzeba zrozumieć czym są dwa podstawowe byty : przestrzeń i strona.

Rysunek 1. Domyślnie tworzona strona główna w przestrzeni w Confluence- opracowanie własne

Przestrzeń

• jest magazynem dla stron i je agreguje,
• tworzona jest na potrzeby np. projektu, albo jako space dla danego zespołu,
• musi mieć unikalną nazwę i na jej poziomie są nadawane uprawnienia.

Strona

• to na stronie tworzona jest zawartość i to tu dzieje się „życie”,
• strona przynależy do przestrzeni,
• może zawierać podstrony,
• na poziomie strony można ograniczyć uprawnienia (widoczności lub edycji),
• może być tworzona w sposób standardowy lub ze zdefiniowanego szablonu,
• można ją formatować i umieszczać na niej makra,
• praca ze stroną przypomina nieco pracę z dokumentem Word.

Jeśli już mamy utworzoną przestrzeń i w niej stronę możemy zacząć wypełniać je zawartością.

TOP 5 FUNKCJONALNOŚCI CONFLUENCE

Confluence to nie tylko przestrzenie i strony, ale również dodatkowe funkcjonalności i aby maksymalnie wykorzystać możliwości narzędzia warto je poznać. Poniżej pięć głównych funkcjonalności jakie oferuje Confluence.

Makra

Umożliwiają zwiększanie funkcjonalności stron i są bardzo podobne do opcji znanych nam z pakietu Office. Przykłady makr, które można wybrać i zastosować w Confluence:

• Status – umożliwia dodawania ikonek statusów z nazwą i kolorem, przydatne na stronach projektowych do prezentacji graficznej statusu projektu lub zadań,
• Spis treści – pozwala umieścić na stronie spis treści na podstawie oznaczeń nagłówków w tekście (analogicznie do spisu treści Word),
• Wyświetlanie stron– pokazuje zagnieżdżone strony/podstrony, możliwe jest określenie poziomów prezentacji n, n-1, n-2 itd. Makro umożliwia łatwo nawigację w przestrzeni,
• Lista zadań – pozwala definiować zadania do realizacji i przydzielać je do osób. Zadania można oznaczać jako wykonane lub określać termin w którym maja być zrealizowane.
• Oznaczenie użytkownika – umożliwia wysyłanie notyfikacji mailowych przez użycie @imię_nazwisko, przydatne przy tworzeniu notatek ze spotkań lub przy przydzielaniu zadań do wykonania. Jeśli użytkownik zostanie oznaczony dostaje maila wraz z zawartością strony Confluence.
• Info/Uwaga/Wskazówka – dodatkowe pole na stronie z nagłówkiem z odpowiednim podświetleniem, pozwala graficznie oznaczyć istotne informacje na stronie.
• Utwórz z szablonu – przycisk pozwalający utworzyć stronę/podstronę w szablonie. Użytkownik może podłączyć pod przycisk dowolny szablon strony, również zdefiniowany przez siebie i w szybki sposób utworzyć nową stronę w szablonie. Przydatne przy tworzeniu notatek lub agend spotkań.

Szablony

W Confluence są dostępne zdefiniowane szablony stron. Można samemu przygotować szablon i używać go w ramach przestrzeni (z przycisku lub z listy typów stron). Szablon może zawierać układ strony, tekst, formatowanie, makra, grafiki, załączniki itp. Tworząc stronę z szablonu można na początku zmienić jej układ, uzupełnić treścią. Można również zrobić to po zapisaniu strony. Szablony znacznie przyspieszają prace w Confluence.

Załączniki

W Confluence można załączać pliki (prezentować je jako ikonki lub linki). Mogą to być zarówno dokumenty w Word, prezentacje w PowerPoint, pdf, grafiki jak i pliki wideo lub audio. Załączniki można przeglądać, pobierać je, podglądać datę dodania i autora lub dodawać etykiety. Ciekawostką jest, że na załączniku(poza video i audio) można dodawać komentarze, oznaczać osobę do której kierujemy komentarz-jednocześnie wysyłając notyfikację mailową.

Śledzenie historii zmian, przywracanie poprzednich wersji i ich porównywanie

Istnieje możliwość sprawdzenia historii zmian strony – kto, co i kiedy edytował (treść przed i po edycji), przeglądania każdej wersji, porównywania w nich zmian, a także przywracania wybranej wersji.

Zadania TO DO

W Confluence można przypisywać zadania do użytkowników(wykorzystując makro ”Lista zadań”). W swoim profilu w dedykowanej zakładce użytkownik może przeglądać zadania przydzielone, utworzone, niezakończone i zakończone. Do zadań można ustawiać datę realizacji, oznaczenie osoby w zadaniu i wysłanie powiadomienia mailowego.

DLACZEGO WARTO POZNAĆ CONFLUENCE?

Łatwe odszukiwanie informacji (baza wiedzy), tworzenie agend na spotkania, tworzenie notatek ze spotkań i ich wysyłanie pod koniec lub po spotkaniu, wspólna praca nad dokumentami projektowymi, zbieranie informacji w ramach projektu lub inicjatywy w jednym miejscu, jedno odgórnie określone miejsce przechowywania informacji i dokumentów to tylko wybrane z korzyści z pracy w Confluence.

Narzędzie pozwala inteligentnie pracować z dokumentami w IT, skracać czasu jaki poświęcamy na tworzenie i współdzielenie informacji, a w konsekwencją powoduje efektywniejszą pracę indywidualną i zespołową. Dodatkowo Confluence jako narzędzie z rodziny Atlassian integruje się z JIRA i pozwala uzyskać dodatkową wartość z pracy z wykorzystaniem obu narzędzi. Osobiście nie wyobrażam sobie już pracy bez Confluence, więc jeśli organizacja w której pracujesz daje Ci możliwość korzystania z Confluence zachęcam do zapoznania się z jego możliwościami i korzystania w codziennej pracy nie tylko przez kierowników projektów, ale także przez analityków, testerów, architektów lub innych osób związanych z IT.