Facylitacja, czyli jak poradzić sobie ze spotkaniami

   Żyjemy w świecie spotkań, warsztatów, szkoleń. Część z nich prowadzimy my, na większość jesteśmy zapraszani, czasami z jakimś konkretnym zadaniem, często tak na wszelki wypadek, żeby posłuchać, bo może na coś się przydamy.

Facylitacja, z łaciny ‘łatwiej’, ‘prościej’, jest dziedziną, która zajmuje się organizacją spotkań tak, by były jak najbardziej efektywne. Nie trzeba jednak być certyfikowanym facylitatorem, żeby trochę skorzystać z jej nauk i poprawić jakość spotkań.

Jeśli to my jesteśmy organizatorem spotkania, to ważne jest, żebyśmy przygotowali sobie agendę spotkania, nie tylko taką, którą prześlemy do wszystkich, ale też taką tylko dla nas. Rozpiszmy w niej jakie są cele naszego spotkania. Dla każdego celu zaplanujmy zadania jakie mamy do realizacji, żeby było łatwiej wyróżniamy cztery typy:

1. Poszukiwania

2. Analiza

3. Priorytetyzacja

4. Podjęcie decyzji

Dla osiągnięcia każdego z celów mogą być nam potrzebne wszystkie zadania lub tylko część z nich. W momencie gdy mamy już określone zadania, do każdego z nich przypisujemy format i narzędzie.

Formaty znowu mamy cztery:

1. Grupa – czyli podział uczestników i praca w mniejszych zespołach.

2. Jeden do wszystkich – czyli jedna osoba mówi a reszta słucha, najlepiej się sprawdza, gdy mamy jakąś osobę, od której zależy decyzja, lub eksperta, który ma się podzielić wiedzą.

3. Wszyscy do jednego – czyli wszyscy rzucają swoje sugestie a jedna osoba je notuje.

4. Każdy – tu ma się wypowiedzieć każdy, więc np. ankieta, głosowanie.

Różnica między ‘każdy’ i ‘wszyscy do jednego’ polega na tym, że wtedy, gdy wszyscy się wypowiadają, to jedna osoba może łatwo zdominować całe spotkanie. Kiedy używamy formatu ‘każdy’ musimy dać wszystkim taką samą możliwość wypowiedzenia się, czyli np. ankieta, którą muszą wypełnić wszyscy uczestnicy spotkania. Często już samo wprowadzenie formatów sprawi, że nasze spotkanie będzie ciekawsze.

Kolejnym krokiem jest wybór narzędzia. Narzędzi jest bardzo dużo i w związku z tym, że nie jestem facylitatorem, nie znam ich wszystkich. Poniżej te, które uznaję za przydatne i często je stosowałam, nawet nie zdając sobie sprawy, że to robię:

1. SPO – czyli sposób budowania wypowiedzi przy pojawieniu się konfliktu. Na naszą wypowiedź powinny się składać S – opis sytuacja, jaka ma miejsce, ale z dużą ilością „bombardowania miłością”, P – propozycja działania, O – oczekiwany rezultat

2. Parking – czyli wstrzymanie jakiegoś tematu do zakończenia innego wątku. Bardzo ważne, żeby było jakieś miejsce, które wszyscy widzą, gdzie będą leżały zaparkowane tematy, żeby była pewność, że do nich wrócimy

3. Feedback

4. Odwrócony Feedback

5. Analogia

Tych trzech ostatnich nie będę tłumaczyć, bo są w miarę oczywiste. Następny zestaw narzędzi służy do pozyskiwania informacji:

6. Brain dumping – czyli wszyscy wyrzucają z siebie pomysły, nawet takie, które wydają się nierealizowalne

7. Brain storming – mamy już określone zagadnienie i nad nim pracujemy

8. Klastrowanie – czyli przyporządkowywanie do danej kategorii

9. Snap – mamy wybrany element i pracujemy wokół niego

10. Porównanie parami - porównujemy każdy pomysł z każdym

11. Diagram ishikawa – czyli diagram ości ryby służący nam do rozwiązywania problemu, jeśli wszystkie standardowe pomysły zawiodły

Jeśli kogoś udało mi się zainteresować tematem to warto sięgnąć do książki T.Mann, J. Marszewska - "Facylitacja – wiedza, umiejętności, sztuka czy magia". Powyższe to tylko drobny fragment tego, czym jest facylitacja, którego możemy używać w codziennej pracy.

Podstawą facylitacji jest umiejętność budowania pracy zespołowej, gdzie najważniejsze są: poczucie bezpieczeństwa, danie przestrzeni na wypowiedzi i przemyślenia, zaufanie. Zgodnie z modelem procesu Iceberg stworzonego w latach dziewięćdziesiątych przez Tonego Manna przy planowaniu spotkania tylko 20% to omówione cele, zadania, formaty i narzędzia a aż 80% to komunikacja i relacje interpersonalne, indywidualne preferencje i role oraz najważniejsze zaangażowanie i emocje.

   Dla mnie najbardziej niesamowite w pracy facylitarora jest to, że nie musi znać się zupełnie na merytoryce pracy zespołu, a dzięki swoim umiejętnościom i tak jest w stanie doprowadzić go do sukcesu. W związku z tym jak dużo my możemy skorzystać wykorzystując taki warsztat, skoro posiadamy też zazwyczaj wiedzę merytoryczną.

Jeśli chodzi o same narzędzia jakich możemy użyć, to jeśli zespół, w którym pracujemy, jest otwarty na nowości, to możemy czerpać z Liberating Structures, chociaż przyznam, że ja jeszcze tak daleko nie zaszłam.

Podsumowując, czasami wystarczy mała zmiana, by nasze spotkania stały się ciekawsze, a może i inni będą chcieli podążyć za naszym przykładem.

 

Bibliografia

  1. Szkolenie z podstaw facylitacji prowadzone przez Monikę Perendyk
  2. P.Lencioni - "Pięć dysfunkcji pracy zespołowej – opowieść o przywództwie"
  3. https://liberatingstructures.org.pl/czym-sa-liberating-structures/


Ewa

Analityk Biznesowo-Systemowy w Nexio Management

Powrót