Analiza procesów biznesowych w organizacji – pewnie każdy kto ma styczność z IT, gdzieś, kiedyś o tym słyszał. Lecz co tak naprawdę kryje się za tym zagadnieniem?
Może zacznijmy od definicji, czym jest proces biznesowy. Najprościej „rzecz ujmując” jest to określony ciągu następujących po sobie czynności, które mają przynieść jakąś wartość biznesową. Proces biznesowy ma zawsze początek i koniec, uczestników procesu i czynności, które są wykonywane w procesie. Procesy biznesowe są często jest trudne do określenia i zrozumienia w organizacji, ale jednocześnie są czymś naturalnym, spotkanym na „każdym kroku” bo każdy realizowany ciąg czynności, przynoszący korzyść lub powodujący powstanie produktów można nazwać procesem biznesowym. Przykładowymi procesami w organizacji jest zatrudnienie pracowników, szkolenia, naliczenie wynagrodzenie za pracę lub świadczoną usługę lub na przykład sprzedaż, czy produkcja fabryczna. Analiza procesów biznesowych to weryfikacja jak procesy przebiegają, co je inicjuje, kto bierze w nich udział, jakich dostarcza produktów i jaki jest ich wpływ na inne proces i na samą organizację.
Po co robić analizę procesów biznesowych?
Podstawową rzeczą przed przystąpieniem do analiz procesów biznesowych w organizacji jest zrozumienie, że on istnieją. Coraz większego znaczenia nabiera „podejście procesowe” a co za tym idzie analiza procesów biznesowych w firmach. Osoby decyzyjne w firmach coraz częściej chcą widzieć organizację i zachodzące w niej zjawiska w całej organizacji, a nie tylko pionowo w danych obszarach. Procesy najczęściej przechodzą przez wiele działów, jednostek, departamentów itd. Całościowe spojrzenie na przebieg pewnych zjawisk pozwala na efektywne wdrażanie zmian, „wyłapywanie” słabości w organizacji, poprawę komunikacji i współpracy a w efekcie lepsze wyniki firmy (nie tylko finansowe).
Tak naprawdę wiele czynności które wykonujemy lub w których uczestniczmy na co dzień w związku z wykonywana przez nas pracą jest częścią jakiegoś procesu biznesowego. Załóżmy, że jesteśmy pracownikami działu HR i zajmujemy się rekrutacją. Rekrutacja jest jednym z procesów, które praktycznie zawsze występują w organizacji. Ciąg czynności, które muszą wykonać poszczególne osoby w organizacji, aby finalnie wyłonić kandydata, który ma podjąć pracę w organizacji możemy właśnie nazwać procesem biznesowym – rekrutacja zawsze zaczyna się od jakiejś potrzeby (choć jej źródła mogą być różne), następnie wykonywane są czynności – często przez różne osoby z różnych jednostek organizacyjnych i finalnie mogą kończyć się wnioskiem o zatrudnienie zaakceptowanego kandydata, co jednocześnie może być początkiem kolejnego procesu „Zatrudnienia”.
Mówiąc o procesach biznesowych należy pamiętać o poziomach granulacji procesów. Możemy mówić o mega procesach w organizacji (np. zarządzanie zasobami ludzkimi), o procesach biznesowych na poziomie organizacyjny (np. Zatrudnienie, Zarządzanie Świadczeniami Dodatkowymi), lub o procesach biznesowych na poziomie operacyjnym. Do każdego poziomu możemy dopasować innych interesariuszy (np. najwyższy poziom będzie interesujący dla Zarządu organizacji, a najniższy dla specjalistów dziedzinowych, specjalistów IT itd.). W organizacji analiza procesów biznesowych może być wykonywana z wielu powodów, głównymi są:
- chęć zrozumienia jak proces przebiega i kto bierze w nim udział, aby całościowo spojrzeć na punkty styku w organizacji
- chęć optymalizacji procesów, wyłapanie słabości i związane z tym aspekty finansowe
- prace związane z wdrożeniem systemów IT, analizą architektury systemów
- prace związane z fuzjami, integracjami
- potrzeby zarządcze.
W jaki sposób można wykonać analizę procesu biznesowego?
Podstawą wykonania analizy procesu biznesowego jest określenie poziomu procesu, który nas interesuje, a następnie zbadanie go na podstawie informacji od specjalistów biorącymi w nim udział. Analityk musi zrozumieć proces, aby go analizować i modelować. Warto pamiętać, że inaczej będzie wykonywana analiza na potrzeby prezentacji dla Zarządu, a inaczej na potrzeby przystąpienia do prac IT przy wdrażaniu rozwiązań systemowych. Informacje można zbierać na wiele różnych sposobów. Najpopularniejsze to:
- wywiady
- ankiety
- uczestnictwo analityka w codziennych pracach specjalistów (przyglądanie się ich pracy)
- warsztaty.
Często w celu zebraniu rzetelnych informacji na temat procesu i pokazania „pełnego obrazu”, równocześnie należy użyć kilku z wyżej wymienionych form zbierania informacji lub zastosować inne, czasami nietypowe formy. Uzależnione to jest od samej organizacji, poziomu szczegółowości procesu jaki nas interesuje, podejścia specjalistów dziedzinowych i ich dostępności oraz wewnętrznych specyficznych cech procesu.
Po zebraniu informacji o przebiegu procesu od specjalistów dziedzinowych analityk przechodzi do szczegółowego opisania procesu w formie tzw. „karty procesu” (lub „narrativu”) czyli słownego opisu przebiegu procesu i jego elementów.
Rys.1 Przykładowy schemat „Karty procesu” („narrativu”)
Po potwierdzeniu poprawności zebranych informacji i przygotowanego opisu ze specjalistami dziedzinowymi oraz pełnego zrozumienia jego przebiegu, analityk powinien przygotować model procesu w formie graficznej.
Jedną z notacji, która w łatwy sposób pozawala modelować procesy biznesowe jest BPMN (obecnie BPMN 2.0), czyli Business Proces Modeling Notation. Notacja jest łatwa do zrozumienia i odczytu również dla osób niezwiązanych z IT. Każdy proces zgodnie z BPMN musi mieć swój start, czynności, często bramki decyzyjne, uczestników (np. działy pokazanie jako tzw. „baseny” lub „poole” i uczestników jako tzw. „tory pływackie” lub „lane”), punkty końcowe (jeden lub więcej) oraz może posiadać artefakty(np. dokumenty powstające w trakcie procesu).
Rys.2 Wybrane elementy notacji BPMN 2.
Jaką korzyść przynosi analiza i modelowanie procesów biznesowych?
Warto odpowiedzieć na pytanie po co właściwie analizować i modelować procesy biznesowe. Bezdyskusyjnie przed przystąpieniem do prac w których chcemy zobaczyć jak procesy przebiegają, jakich obszarów dotyczą, jeśli chcemy wdrożyć system lub usprawnić problem w jakimś obszarze biznesowym musimy pokazać jak on przebiega, aby „wyłapać” wszystkie jego istotne detale. Nie jest możliwe prawidłowe i efektywne dokonywanie jakichkolwiek zmian szczególnie w systemach informatycznych jeśli nie wiemy jak przebiega proces biznesowy. Dopiero wykonanie analizy procesów biznesowych w tym przygotowanie jego modelu w pełni pokazuje złożoność i „pain pointy” w danych obszarach. Analiza procesu biznesowego, powinna poprzedzać analizę systemową lub być prowadzona równolegle. Modelując dany proces, łatwo możemy wyłapać, że „karty procesów” i zawarte w nich opisy zawierają luki i być może należy dołączyć dodatkowych specjalistów, aby w pełni zdefiniować proces biznesowy. Jeśli przykładowo rozpoczniemy prace związane z wdrożeniem usprawnień lub systemów i nie będziemy wiedzieli, ze pewne procesy angażują również osoby spoza danego obszaru to nie będziemy świadomi pełnego zakresu prac i wpływu jakie niosą ze sobą rozważane zmiany. Opis oraz model pozwalają uzyskać spójny i pełny obraz procesu biznesowego.
Rys. 3 Fragment przykładowego procesu biznesowego „Rekrutacja” w notacji BPMN 2.0
Kilka słów podsumowania
Reasumują jeśli „dotykamy” procesów biznesowych musimy je wcześniej dobrze opisać i przeanalizować. Coraz powszechniejsze staje się podejście procesowe skupiające się na całościowym podejściu do tego co i jak dzieje się w organizacji. Podejście procesowe skupia się perspektywie poziomej (przekrojowej w całej organizacji), a nie tylko pionowym tzw. silosowym skupiającym się na realizacji prac przez dany dział, bez uwzględnienia udziału innych jednostek organizacyjnych, które również biorąc udział w danym procesie, aby finalnie dostarczyć organizacji korzyść. Analiza i modelowanie procesów biznesowych pozwala szerzej spojrzeć na zagadnienie i uniknąć wielu błędów przy podejmowaniu decyzji.
